Weniger Schreibtisch, mehr Teilhabe: KI-Assistenz für die BTHG-Dokumentation

Das Problem: Seit dem BTHG ist die Dokumentationslast in der Eingliederungshilfe massiv gestiegen: Verlaufsdokumentation, Entwicklungsberichte, Zielüberprüfungen im Gesamtplanverfahren, oft doppelt erfasst, einmal in der Fachsoftware, einmal im Word-Formular des Kostenträgers. Das Ergebnis kenne ich aus sechs Jahren eigener Praxis in der Eingliederungshilfe: Berichte entstehen abends oder am Wochenende, die Qualität schwankt je nach Zeitdruck, und die Zeit fehlt dort, wo sie hingehört: bei den Klientinnen und Klienten.

Mein Ansatz: Ein Workflow, der die Schreibarbeit übernimmt und die fachliche Verantwortung bei der Fachkraft lässt:

1. Strukturierte Erfassung im Alltag: Kurze Stichpunkte direkt nach dem Termin, per Formular oder Diktat, statt Freitext-Sammlungen, die niemand wiederfindet.
2. KI-Entwurf statt leeres Blatt: Aus der vorhandenen Verlaufsdokumentation erstellt ein Sprachmodell den Berichtsentwurf, strukturiert nach den Vorgaben des Kostenträgers, in fachlich angemessener Sprache.
3. Fachkraft prüft und entscheidet: Der Entwurf wird geprüft, korrigiert, ergänzt. Die KI ersetzt keine pädagogische Einschätzung. Sie erspart das Formulieren, nicht das Denken.
4. Anbindung an Ihre Systeme: Integration in bestehende Branchensoftware (z. B. Vivendi, C&S) über APIs und n8n, keine Doppelerfassung mehr.
5. DSGVO von Anfang an: Auf Wunsch mit selbst gehostetem Sprachmodell, sodass sensible Klientendaten das Haus nie verlassen. Pseudonymisierung, Löschkonzept und Auftragsverarbeitung gehören zum Setup, nicht zum Kleingedruckten.

Der Nutzen: Die reine Schreibzeit pro Bericht sinkt von Stunden auf die Zeit, die das Prüfen eines guten Entwurfs braucht. Berichte werden einheitlicher und fristgerecht fertig, neue Kolleginnen und Kollegen finden schneller in die Dokumentationsstandards, und die gewonnene Zeit kommt der Arbeit am Menschen zugute. Genau dafür wurde das BTHG eigentlich gemacht.

Ehrlich gesagt: Es gibt keine Automatisierung, die Fachlichkeit ersetzt, und kein seriöses Versprechen à la „90 % Zeitersparnis”. Was es gibt: einen sauber aufgesetzten Workflow, der die lästigsten 80 % der Schreibarbeit übernimmt. Ob das für Ihre Einrichtung passt, klären wir in 30 Minuten.